Facility Management e Outsourcing: sinonimi o complementari?

Spesso quando si parla di Facility Management si tende a considerare erroneamente l’Outsourcing come un suo possibile sinonimo: in realtà si tratta di due concetti differenti, ma complementari. Per comprenderne meglio il legame è importante individuarne le definizioni.

Il Facility Management è una strategia aziendale che nasce negli Stati Uniti tra la fine degli anni ’70 e i primi dell’’80, periodo in cui lo sviluppo economico del dopoguerra impose alle imprese una maggiore flessibilità per essere in grado di rispondere in maniera tempestiva alla personalizzazione dei prodotti richiesta fortemente dal mercato: da qui l’esigenza di coordinare spazi e risorse (umane, economiche e tecnologiche) in modo costruttivo, al fine di ottimizzare le performance aziendali e migliorare la competitività delle imprese, ovvero il compito del Faclity Management.

Per Outsourcing si intende invece la pratica di esternalizzazione di alcune fasi del proprio processo produttivo (o di supporto) che vengono affidate a ditte terze, al fine di concentrare le proprie risorse sul core business principale dell’impresa.

Alla luce di queste definizioni è possibile identificare l’Outsourcing come una delle misure attuative che rientrano tra le aree di competenza del Facility Management, e che segue un principio fondamentale: ogni volta che un’azienda impegna risorse interne per attività o funzioni che richiedono asset specifici e dunque infungibili, rischia di sacrificare il proprio valore strategico e compromettere il potenziale vantaggio competitivo.

Affidare a soggetti esterni tali mansioni significa non solo sgravarsi compiti e responsabilità che tali processi richiedono, ma anche godere del potenziale vantaggio di affidare tali funzioni a realtà più specializzate e competenti, in grado di operare con maggiori efficienza, capacità e qualità.

Come si applica l’outsourcing nel Facility Management?

Naturalmente per un Facility Manager valutare l’Outsourcing per un proprio cliente si traduce in una scelta né standardizzata né tantomeno improvvisata, ma in una strategia che prevede alcune passaggi fondamentali:

  1. Analisi: il primo passo naturalmente è operare un’accurata analisi dei processi aziendali (parametri e processi produttivi, qualità del personale, analisi dei costi) al fine di valutare le più opportune strategie di esternalizzazione
  2. Valorizzazione e ricerca del personale: una corretta strategia di outsourcing non contempla esclusivamente la ricerca di figure esterne, che prevede una scrupolosa e attenta selezione del personale (formazione, competenze, esperienza, attitudine), ma anche di inquadramento contrattuale; è fondamentale anche valorizzare e stimolare le risorse interne già presenti in azienda, salvaguardando gli investimenti e il patrimonio aziendale. Una possibile soluzione è individuare un leader, affidandogli la responsabilità di una determinata area o funzione aziendale, con lo scopo di godere di un monitoraggio costante oltre ad una maggiore qualità delle relazioni del personale.
  3. Definizione contrattuale: il Facility Manager deve essere in grado di individuare le forme contrattuali più idonee, personalizzate, in grado di definire precisamente durata e tempistiche delle attività, garanzie offerte, clausole di responsabilità, modalità controllo e monitoraggio che il committente può riservarsi, proponendo soluzioni che siano vantaggiose sia per i clienti che per la forza lavoro.

Solo seguendo accuratamente questi passaggi è possibile identificare quei processi che non risultano particolarmente efficienti, affidarli a ditte esterne specializzate per ottenere un vero abbattimento di costi e conseguente vantaggio economico.