Chi è il Facility Manager

Il Facility Management può essere definito come l’area manageriale deputata al coordinamento di luoghi e spazi fisici di lavoro con le risorse umane e l’attività di un’azienda. Tale struttura di gestione, definita Facility Department con a capo il Facility Manager, presuppone una serie di attività facenti riferimento ad una vasta gamma di competenze integrate che spaziano dal settore economico-finanziario, a quello architettonico-ingegneristico, oltre che relazionale, organizzativo e di analisi comportamentale.

Le aree di responsabilità del Facility Manager sono estremamente vaste ma riconducibili a due principali tipologie: da un lato l’area strategica, che parte da un’accurata analisi della mission aziendale, delle strategie di gestione operativa al fine di predisporre spazi e modalità di lavoro che agevolino i processi produttivi e favoriscano il raggiungimento degli obiettivi di business. Dall’altro lato il Facility Manager deve gestire il patrimonio immobiliare (dall’impiantistica ai servizi accessori) e l’apparato strumentale dell’azienda, garantendone il costante e ottimale funzionamento, rendendo l’organizzazione efficace, efficiente, ma anche flessibile, in grado di adattarsi ai cambiamenti.

I compiti del Facility Manager sono dunque vari e articolati, ma pur sempre integrati all’interno di un’unica Vision aziendale:

  1. Partecipa assieme ai manager direzionali e delle varie unità a definire politiche aziendali strategie di gestione che aiutino ad individuare bisogni e servizi di cui necessita l’impresa;
  2. Si occupa della gestione economico-finanziario, definizione del budget, proiezioni di costi, ripartizione delle spese;
  3. Effettua un’analisi dei risultati della gestione (attraverso la reportistica fornita dai fornitori di servizio), visite ispettive allo scopo di monitorare la qualità dei servizi, riunioni con i fornitori, ecc.
  4. È inoltre responsabile della progettazione dei servizi (stesura procedure operative, definizione strategie e piani di manutenzione, ecc) e della gestione operativa (ricezione richieste dal Cliente Interno, contatto con i fornitori, ecc..). Queste attività sono svolte direttamente dalla struttura del Facility Department (che può essere interna, esterna o mista).

Il Facility Manager deve inoltre avere le competenze di un Project Manager dato che riveste questo ruolo quando sono in atto progetti di cambiamento organizzativo che comportano la realizzazione di nuovi spazi di lavoro, il trasferimento della sede aziendale, nuove costruzioni e/o ristrutturazioni, progettazione e design di interni.

In definitiva, il Facility Manager deve non solo saper maneggiare numeri e bilanci, e gestire risorse, ma anche essere in grado di interpretare le strategie dell’azienda, coglierne le esigenze presenti e future e utilizzare i migliori strumenti e la metodologia più adatta di controllo. Deve inoltre saper utilizzare gli strumenti più idonei a influenzare le scelte dell’azienda e a veicolare il cambiamento; deve quindi riuscire ad intervenire nel contesto dello sviluppo del business con una notevole capacità di coinvolgimento e integrazione di persone, risorse e strutture.